Office und Windows Blog

Samstag, 3. Mai 2014

tecTipp: QuickSteps in Outlook

Wenn Sie beim täglichen E-Mailverkehr immer wieder auftretende Routineaufgaben zu erledigen haben, wie das Kennzeichen von Mails oder das Verschieben in einem speziellen Kundenordner, dann können Sie das mit QuickSteps schnell erledigen. Unser tecTipp zeigt Ihnen wie…

tecTipp: QuickSteps in Outlook

Programm: Outlook 2010/2013

Schwierigkeitsgrad: Leicht Fortgeschritten

Ziel: Sie erfahren hier wie Sie mittels der so genannten QuickSteps Routineaufgaben im täglichen Umgang mit Ihren E-Mails schneller erledigen können.

Man kennt diese Situation nur zu gut: Immer wieder bekommt man E-Mails, die man für einen späteren Zeitpunkt vormerken möchte, man möchte eine Kategorie zuweisen und schließlich möchte man die Mail(s) eventuell dann auch noch in einen eigenen Kundenordner verschieben.

Wenn Sie Sich einen eigenen QuickStep erstellen, können Sie mehrere solche Aktionen step by step in einen einzigen Schritt abspeichern.

Dazu klicken Sie bitte im E-Mail Bereich von Outlook in der Registerkarte Start in der Gruppe QuickSteps auf Neu erstellen.

Bitte klicken Sie zuerst auf den Pfeil und danach auf Neu Erstellen…

Danach vergeben Sie bitte einen aussagekräftigen Namen für Ihren QuickStep (wie z.B. Kundenmails) und definieren Schritt für Schritt was mit den jeweiligen Mail(s) passieren soll. Hierzu wählen Sie bitte einfach Aktion hinzufügen und wählen die jeweilige Aktion aus. Sie können sogar eine eigene Tastenkombination für den jeweiligen QuickStep auswählen.

Per Klick auf Aktion hinzufügen können Sie den QuickStep aufbauen….

Nachdem Sie den QuickStep erstellt haben, sehen Sie ihn in der Gruppe QuickSteps.

Bitte wählen Sie dann eine oder mehrere E-Mails aus, klicken Sie auf den jeweiligen QuickStep und all diese Aktionen werden per Klick auf die ausgewählten Mails angewendet.

Der soeben erstellte QuickStep kann jetzt angewählt werden….

Hier sehen Sie wie zwei E-Mails auf die der QuickStep angewendet wurde in den Ordner Kundenmails verschoben wurden, die Wichtigkeit wurde auf Hoch gestellt und die Kategorie Kunde wurde zugewiesen.

Der QuickStep wurde hier auf zwei ausgewählte E-Mails zugewiesen…

Wenn Sie Ihren QuickStep nachträglich bearbeiten wollen, dann klicken Sie bitte den jeweiligen QuickStep in der Liste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Name des QuickSteps/Bearbeiten. Hier können Sie QuickSteps auch bequem löschen.

Näheres erfahren Sie hier.

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Freitag, 25. April 2014

tecTipp: Die Auto-Korrektur in Word

Mit ein paar Handgriffen können Sie in Word schnell auf Begrüßungsfloskeln wie “Mit freundlichen Grüßen” mittels prägnanter Abkürzung zugreifen. Wir zeigen Ihnen wie.

tecTipp: Die Auto-Korrektur in Word

Programm: Word 2003/2007/2010/2013

Schwierigkeitsgrad: Fortgeschritten

Ziel: Sie erfahren wie Sie über die Optionen in Word mittels der so genannten Auto-Korrektur rasch auf standardisierte Texte wie Begrüßungen zurückgreifen können.

Immer wieder wünscht man sich bei seinen Dokumenten schnell auf Floskeln wie “Mit freundlichen Grüßen” etc. zugreifen zu können.

Sie können genau das bewerkstelligen, indem Sie die Word-Optionen aufrufen. In Word 2007/2010/2013 klicken Sie bitte auf die Backstage-Karte Datei und danach auf Optionen. In Word 2003 wählen Sie bitte den Menübefehl Extras/Optionen.

Dort wählen Sie bitte den Eintrag Dokumentprüfung und klicken danach auf AutoKorrektur-Optionen. Bitte tragen Sie danach in der Leiste Ersetzen die jeweilige Abkürzung und in der Leiste Durch den ganzen Begriff wie z.B. eine Begrüßung oder einen Firmennamen ein.

Danach brauchen Sie ab sofort nur noch in Ihren Dokumenten die Abkürzung einzugeben und danach die Leer- oder die EIngabetaste betätigen und können sich dadurch wertvolle Zeit ersparen.

Wählen Sie bitte zuerst den Eintrag Dokumentprüfung in den Word-Optionen…

Danach wählen Sie bitte AutoKorrektur-Optionen und arbeiten mit Ersetzen und Durch…

Bitte klicken Sie aber stets zuerst auf Hinzufügen wenn Sie einen neuen Eintrag in dieser Liste erstellt haben.

Näheres erfahren Sie hier.

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Donnerstag, 24. April 2014

tecTipp:Dateineingabe vereinfacht in Excel

Sie können sich die Dateneingabe in Excel wesentlich vereinfachen. Wie das geht, erfahren Sie hier:

tecTipp: Excel Dateingabe über mehrere Spalten

Programm: Excel 2003/2007/2010/2013

Schwierigkeitsgrad: Anfänger

Ziel: Sie erfahren wie Sie sich die Dateneingabe über mehrere Spalten hinweg vereinfachen können.

Oft kommt es bei Excel vor, dass man Daten über mehrere Spalten hinweg eingeben möchte wie Z.B. über mehrere Monate im Tabellenblatt.

Anstatt mühsam immer in die nächste Spalte zu klicken, kann man sich die Eingabe wesentlich erleichtern, indem man VOR der Dateneingabe den gewünschten Bereich markiert und danach sofort die Daten eingibt. Mittels Enter oder der Tabulator-Taste kann man dann im gewünschten Bereich navigieren und so auch bereits bestehende Daten überschreiben.

Zuerst wird der jeweilige Datenbereich markiert…

Danach nimmt man die Dateneingabe mit Enter oder der Tabulatortaste vor…

Und schon hat man sich die Eingabe über mehrere Spalten erleichtert…

Bitte beachten Sie nur, dass Sie nicht die vier Pfeiltasten zum Navigieren verwenden. Dadurch wird die Markierung Ihrer Daten sofort aufgehoben.

Näheres erfahren Sie hier.

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Donnerstag, 3. April 2014

E-Mails an OneNote 2013 senden

Nachdem seit einigen Tagen OneNote für die wichtigsten Plattformen (Windows, Mac, Android, etc.) VERFÜGBAR UND GRATIS ist, stellt sich natürlich die Frage, was kann man alles damit anfangen.

Eines vorweg: OneNote als nunmehr gratis Software ist wirklich ein wertvolles Geschenk. Für diejenigen, die OneNote bereits kennen und nutzen, gibts auch einige Neuerungen. Eine Neuerung ist beispielweise, eMails an OneNote zu schicken. Ja genau, eMails!

Wann macht das Sinn: Zum Beispiel wenn man schnell ein Bild in OneNote haben will, das man per Handy geschossen hat (z.B. Geschenkideen beim Shoppen, wichtige Infos (WLAN Zugänge) die man abfotografiert hat, Flipcharts etc.). Oder wenn Infos an das Team per Mail geschickt oder erhalten wurden, die man auch im Teamnotizbuch oder als Meetingnotiz ablegen möchte. Da gibt´s verschiedenste Anwendungsfälle…

Funktionieren tut das ganze so: Sobald eine wichtige Info, ein besonderes Bild, eine Grafik oder eine spezielle Mail verfügbar ist, die man schnell im OneNote haben will , braucht man nur eine Mail mit dem entsprechenden Inhalt an me@onenote.com schicken.

Gesagt getan: Beim ersten Mal erhält man eine nette Mail, mit der Bitte, die eMail-Einstellungen für OneNote festzulegen. Das ist deshalb notwendig, damit OneNote weiß, von welchem eMail Account Mails erlaubt sind, und in welchem OneNote Notizbuch diese Mail abgelegt werden soll.

Sobald darauf geklickt wird , erhaltet man folgenden Screen:

Hier kann man neben der Standard eMail Adresse (das ist gleichzeitig der primäre Microsoft Account (ehemals LiveID)) auch noch Mailadressen (die sogenannten Aliase) angeben. Sobald diese eingegeben und überprüft sind, kann man schon loslegen, und die erste Mail an OneNote schicken.

Nach dem ersten Mal kommt auch gleich eine Bestätigung, damit man weiß, dass es geklappt hat, und wo nun die Infos der Mails in OneNote gefunden werden: Nämlich im Abschnitt “Schnelle Notizen”!

Das findet man dann sowohl in OneNote Online (einfach auf www.onenote.com/notebooks gehen und mit dem Microsoft Account anmelden) als auch in der OneNote Applikation der Wahl: Für Windows, Mac, Android, iOS, Windows Phone etc.

Näheres erfahren Sie hier.